Das SEPA Verfahren – Der Countdown läuft

Zum 01.02.2014 wird der Zahlungsverkehr auf SEPA (Single Euro Payment Area) umgestellt. Dadurch werden die bisher bestehenden Kontonummer und Bankleitzahlen durch die IBAN und BIC ersetzt. Diese wurden bisher nur im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr benötigt. Damit verbunden sind für alle Unternehmen die Umstellung der gespeicherten Bankverbindungen der Kunden sowie eine veränderte Abwicklung im Zahlungsverkehr insbesondere im Lastschriftverfahren. Das Problembewusstsein für die anstehende Umstellung und der damit verbundene administrative Aufwand ist bei den Unternehmen noch nicht realisiert worden. Nach Angaben der Bundesbank haben bisher nur ca. 10% aller Unternehmen eine für das SEPA Verfahren benötigte Gläubiger ID beantragt. Es sollen nachfolgend die wichtigsten Veränderungen dargestellt werden.

Grundsätzlich müssen alle Unternehmen in ihren Datenbanken die gespeicherten Bankverbindungen aller Kunden ersetzten durch die ab dem 01.02.2014 benötigte IBAN und BIC. Diese Umstellung sollte bei Standardsoftware durch die Hersteller relativ problemlos durchgeführt werden, da diese hierfür entsprechende Datenanpassungstools zur Verfügung stellen. Bei individuell erstellten Datenbanken sollten die Unternehmen sich rechtszeitig mit den Programmierern zusammensetzten und eine Fahrplan zur Datenumstellung ausarbeiten.

Nahezu jedes Unternehmen ist an einem Lastschriftverfahren beteiligt. Entweder als einziehendes Unternehmen oder als Unternehmen, von dessen Konten beträge eingezogen werden. Hierfür wird ab den 01.02.2014 zwingend bei den beteiligten Unternehmen eine sogenannte Gläubiger ID benötigt. Der Antrag ist zu stellen bei der Bundesbank.

Bei dem Lastschriftverfahren wird nun zwischen der Basislastschrift und der Firmenlastschrift unterschieden. Bei beiden Verfahren muss jeweils ein gültiges SEPA Mandat vorliegen d.h. eine Zustimmung des Zahlers zum Einzug der Zahlung sowie der Auftrag an den Zahlungsdienstleister zwecks Einlösung und Kontobelastung der Zahlung.

Bei der Basislastschrift müssen erstmalige Lastschriften fünf Tage vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Alle darauf folgenden Lastschriften müssen zwei Tage vor Fälligkeit der Zahlstelle vorliegen. Bei einmaligen Lastschriften beträgt die Vorlauffrist ebenfalls fünf Tage. Der Lastschrifteinzug kann innerhalb von acht Wochen vom Kontoinhaber widersprochen werden. Liegt hingegen kein gültiges SEPA Mandat vor kann der Kontoinhaber sogar innerhalb von dreizehn Monaten die Rückgabe der Lastschrift verlangen.

Bei der Firmenlastschrift müssen einmalige, erstmalige oder Folgelastschriften einen Tag vor Fälligkeit der Zahlstelle vorliegen. Eine Widerspruchsmöglichkeit besteht hier nicht, da die Zahlstelle verpflichtet ist, die Daten vor der Belastung auf Übereinstimmung mit der vorliegenden Zahlung zu überprüfen.

Die erteilten Mandate verfallen, wenn sie 36 Monate nicht genutzt werden und müssen dann neu erteilt werden.

Hier wird nun deutlich, welche administrativen Aufgaben noch von den Unternehmen zu erledigen sind. Neben der Umstellung der Bankverbindungen müssen entsprechende Mandate von den Kunden eingeholt werden, damit auch ab den 01.02.2014 ein reibungsloser Zahlungsverkehr erfolgen kann. Er muss eine Überwachungsfunktion über die Zeit der Nichtnutzung sichergestellt werden, damit immer ein gültiges Mandat beim Lastschrifteinzug vorliegt. Gleichzeitig muss auch das Unternehmen entsprechende Mandate an Lieferanten erteilen, damit auch hier keine Probleme bei der Bezahlung entstehen.

Autor: Thorsten Bader, BERNZEN SONNTAG Rechtsanwälte Steuerberater, Hamburg

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