Im 1. Beitrag zu diesem Thema haben wir einige der grundlegenden materiellen Änderungen des Umsatzsteuerrechtes 2010 für die Logistikbranche dargestellt. Im 2. Teil beleuchten wir die formellen Aspekte und den sich daraus ergebenden organisatorischen Umstellungsbedarf in den Unternehmen der Logistikbranche.
Eine weitere Änderung ist, dass international tätige Logistikunternehmen ab 2010 erstmalig Zusammenfassende Meldungen (ZM) abzugeben haben. Anzugeben sind alle Leistungsentgelte an Geschäftskunden (B2B-Geschäft) mit Sitz im EU-Ausland. Gleiches gilt auch für Leistungen an ausländische Niederlassungen deutscher Unternehmen, wenn die Niederlassungen die Voraussetzungen einer umsatzsteuerlichen Betriebsstätte im Ausland erfüllen. In die quartalsweise abzugebenden ZM sind die Umsätze je EU-Geschäftskunden sowie deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) aufzunehmen. Nicht anzugeben sind Umsätze mit Drittlandsunternehmen oder mit Nichtunternehmern. Die Daten sind elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln. Falsche oder verspätete Abgaben von ZM können mit einem Bußgeld von bis zu € 5.000 belegt werden.
Eine weitere Änderung der formalen Anforderungen betrifft die Form von Rechnungen. Ab 2010 müssen im B2B-Geschäft mit EU-Geschäftskunden zusätzlich zu den üblichen Pflichtangaben die nachfolgenden Angaben auf eigenen Rechnungen gemacht werden:
- eigene USt-IdNr.
- USt-IdNr. des Geschäftskunden
- Hinweis auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft (z.B. „This service is subject to the Reverse Charge Legislation“)
Logistikunternehmen werden in Zukunft die Richtigkeit der USt-IdNr. ihrer Geschäftskunden überprüfen müssen, um umsatzsteuerliche Risiken zu vermeiden. Die sicherste Variante ist die so genannte qualifizierte Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern oder eine Bestätigung der zuständigen ausländischen Finanzbehörde. Eine Abfrage kann auch über das entsprechende Portal der EU erfolgen. Nach Ansicht der Finanzverwaltung müssen die USt-IdNr. ausländischer Geschäftskunden in regelmäßigen Abständen abgefragt werden. Eine Abfrage pro Jahr soll dabei nicht ausreichend sein! Logistikunternehmen, die die USt-IdNr. nicht oder nicht regelmäßig überprüfen, laufen Gefahr, dass steuerfreie Umsätze von Betriebsprüfern der Umsatzsteuer unterworfen werden. Das gilt besonders dann, wenn der Geschäftskunde im Ausland die gezahlten Vergütungen nicht ordnungsgemäß angegeben hat.
Das Vergütungsverfahren für ausländische Umsatzsteuern hat sich im EU-Raum ebenfalls geändert. Der Antrag ist auf elektronischem Wege beim Bundeszentralamt und nicht mehr bei der ausländischen Finanzbehörde zu stellen. Die Vorlage einer Unternehmensbescheinigung und der Originalrechnungen ist nicht mehr notwendig. Die Frist zur Antragstellung in der EU wird vom 30. Juni auf den 30. September des nachfolgenden Jahres verlängert. Das neue Verfahren gilt nicht in Drittlandfällen (z.B. Schweiz). Hier bleibt es bei der Antragstellung im Ausland und ggf. abweichenden Terminen. Für Transportunternehmen ist dies insbesondere hinsichtlich ausländischer Vorsteuern aus Hotel- und Kraftstoffrechnungen von Bedeutung.
Organisatorisch ergeben sich erhebliche Anpassungserfordernisse in Logistikunternehmen. Die Finanzbuchhaltung und Kontenpläne sind an die neuen Rahmenbedingungen anzupassen. Es müssen neue Angaben in Umsatzsteuervoranmeldungen und -erklärungen gemacht werden. Die Voraussetzungen für die Abgabe von ZM müssen geschaffen werden. EDV-Softwareprogramme sind anzupassen. Mitarbeiter verschiedener Unternehmensbereiche sind zu schulen. Dies gilt für Mitarbeiter der Rechnungseingangskontrolle, der Rechnungslegung, des Controllings und des EDV-Bereiches. Das System der Terminüberwachung muss ergänzt werden. Ggf. sind Prozessbeschreibungen anzupassen. Wahrscheinlich sind auch Dokumente wie Briefbögen, Rechnungsvordrucke, Lieferschein, AGB etc. anzupassen. Und die umsatzsteuerlichen Neuerungen können auch Umstellungen im eigenen Vertragswesen erfordern.
Unternehmen, die sich bis heute nicht mit den organisatorischen Umstellungen auseinandergesetzt haben, müssen sich beeilen. Die Voranmeldung Januar 2010 ist spätestens am 10. März, die erst ZM am 10. Mai 2010 abzugeben.
