Seit 2002 haben Betriebsprüfer das Recht, im Rahmen von Außenprüfungen digital auf Daten und Dokumente der Unternehmen zuzugreifen. Auch nach acht Jahren haben sich viele Unternehmen nicht oder nicht ausreichend mit der Umsetzung der GDPdU-Anforderungen (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) beschäftigt. Das liegt an diversen Irrtümern, die sich zum Teil schon seit Jahren hartnäckig halten.
Ein Irrtum lautet: “Die Prüfer haben letztes Mal manuell geprüft, wir haben also noch Zeit”
Bereits heute werden bei mehr als 70% der Betriebsprüfungen digitale Zugriffsverfahren angewendet. Die Tendenz ist steigend. In einigen Bundesländern wird der Druck dadurch erhöht, dass die Prüfer schriftlich begründen müssen, weshalb sie ein Unternehmen nicht digital geprüft haben. Die Firmen können also davon ausgehen, dass die nächste Prüfung auf jeden Fall digital erfolgt.
Die Unternehmen müssen sich frühzeitig auf elektronische Prüfungen vorbereiten. Wenn die Prüfungsanordnung im Briefkasten liegt, ist es zu spät!
Im Vorfeld sind die steuerrelevanten Daten und Anwendungen zu ermitteln. Es ist zu prüfen, ob die relevanten Anwendungen den Anforderungen entsprechen. Der Zugriff auf steuerrelevante Daten und Dokumente muss selbst dann noch möglich sein, wenn die Anwendung bereits abgelöst wurde. Unternehmen müssen prüfen, ob Verfahrensdokumentationen dem Prüfer vorgelegt werden können. Diese werden gemäß GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) seit 1995 für DV-gestützte Buchführungssysteme benötigt.
Fazit: Aus dem Stand erfüllt kein Unternehmen diese Anforderungen!
Autor: Harald Becker (Becker System-Beratung). Harald Becker berät seit vielen Jahren Unternehmen bei der Umsetzung der GDPdU-Anforderungen, sowie bei der Auswahl und Einführung von Dokumenten-Management-/Archivierungs- und Workflow-Lösungen.
2 Kommentare
… und die Aussage: “Mein Steuerberater macht das für uns.” ist in der Regel auch Quatsch. Wenn er den Auftrag zur Erstellung der Lohn- und Finanzbuchhaltung hat, wird er dem Unternehmen eine CD mit den Daten aus folgenden Bereichen zur Verfügung stellen:
- Finanzbuchhaltung
- Lohnbuchhaltung
- Anlagebuchhaltung
Alle vorgelagerten Systeme, die auch steuerrelevante Daten enthalten, hat er aber nicht im Zugriff:
- Zeiterfassungs- und Fakturierungsprogramme
- Warenwirtschftssysteme
- Kostenrechnungssysteme (wenn Grundlage für die Bewertung von Fertigerzeugnissen etc.)
- E-Mail-Systeme, soweit diese Handelsbriefe enthalten (also alle betrieblich genutzten E-Mail-Systeme!)
- usw.
Letztgenannte Daten sind nur im Unternehmen vorhanden. Der Steuerberater hat mit diesen Systemen überhaupt nichts zu tun. Hier müssen die Unternehmen intensive Vorbereitungen treffen, um Daten in geeigneter Form zur Verfügung stellen zu können.
Aber die Erfahrung zeigt: In größeren Unternehmen wird die Verantwortung häufig in die IT-Abteilungen geschoben. Was für ein Unsinn. Wie soll die IT-Abteilung wissen, welche Verpflichtungen und welche Rechte das Unternehmen hat, wenn die Prüfer der Großbetriebsprüfung anrücken.
In kleinen Unternehmen kümmert sich häufig überhaupt niemand um das Thema. Diese werden dann in Betriebsprüfungen einfach überrollt.
Nochmals für alle zum Mitschreiben: Das Thema GDPdU liegt im Verantwortungsbereich des Vorstandes oder der Geschäftsführung. Die Unternehmensleitung muss das operativ nicht abwickeln. Sie muss aber die Unternehmensstrategie festlegen und festlegen, wer sich im Unternehmen um das Thema kümmern muss und welche externen Dienstleister einzubinden sind.
Meine Erfahrung zeigt aber, dass die erdrückende Mehrheit aller Unternehmen das Risikopotential einfach ignoriert. Viele werden in der nächsten Prüfung unangenehme Überraschungen erleben, die ggf. viel Geld kosten. Dann ist der Steuerberater schuld, obwohl er bereits 25 Mal auf das Thema hingewiesen hat!
Und die sybo macht auch noch kostenfreie Vorträge zu dem Thema. Und wer kommt vorzugsweise: IT-Leute. Als ob die GDPdU für andere Branchen nicht gelten würde.
Es gilt das alte Sprichwort: “Wer nicht hören will, muss fühlen.”
Ich habe in der Beratung nicht selten beobachtet, dass Mandanten nicht davon abzubringen waren, dass Steuerberater mit der Beratung zur Vorsorge im Bereich der digitalen Betriebsprüfung nur Honorare schinden und das Geschäft mit der Angst machen wollen. Auch das ist Quatsch.
… und kann zu einem fatalen Irrtum werden, denn diese ignoranten Unternehmer bieten dem Prüfer die Breitseite als Angriffsfläche ohne jemals eine Möglichkeit der wirklichen Verteidigung zu haben. Der Steuerberater kann die prüfungsvorbereitende Igonranz nicht mit Fachwissen ausgleichen.
Die sybo hat durch den andauernden Austausch unter den Kollegen ein profundes Wissen, was aktuell in der Aussenprüfung los ist und durch die Kooperation mit Fachberatern wie Herrn Becker Ansprechpartner, die das ungeliebte Thema “Betriebsprüfung” zu einem Gewinn für das Unternehmen werden lassen können, falls die Rahmenbedingungen im Unternehmen das zulassen.
Allerdings: das Nachdenken hierüber ist unbedingt Chefsache und nicht delegierbar.