Nicht nur große Konzerne, sondern auch international tätige mittelständische Unternehmenskonzerne versuchen Kosten dadurch einzusparen, dass sie die Finanzbuchhaltungen aller Konzernunternehmen bei einem Unternehmen der Gruppe zentralisieren. Es kommt immer häufiger vor, dass deutsche Unternehmen die Finanzbuchhaltungen an ausländische Unternehmen übertragen. Bisher war umstritten, ob dies steuerrechtlich zulässig ist.
Diese Frage hat nach Einführung des Zugriffsrechtes auf digitale Unterlagen (Stichwort: GDPdU) noch erheblich an Bedeutung gewonnen. Mit dem Jahressteuergesetz hat der Gesetzgeber nun eine eindeutige Rechtslage geschaffen. Auf schriftlichen Antrag hin kann die zuständige Finanzbehörde bewilligen, dass elektronische Aufzeichnungen in einem Mitgliedsstaat der EU geführt und aufbewahrt werden. Gleiches gilt für die EWR-Staaten Norwegen und Island.
Die Zustimmung ist allerdings an gewisse Voraussetzungen geknüpft:
- Zustimmung zur Durchführung eine Datenzugriffs durch die zuständige ausländische Behörde
- Mitteilung des Standorts des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift
- ordnungsgemäße Erfüllung aller steuerlichen Nachweis-, Dokumentations- und Mitwirkungspflichten des Antragsstellers in der Vergangenheit
- Sicherstellung der Möglichkeit eines vollen Datenzugriffs im Ausland
Unter weiteren Bedingungen können die Finanzbehörden auch die Verlagerung der Buchführung in Drittstaaten (z. B. USA, Schweiz) gestatten.
In der Praxis werden die Voraussetzungen von Unternehmen nur schwer erfüllbar sein.
Außerdem führt die Verlagerung der Finanzbuchhaltung in das Ausland häufig zu praktischen Schwierigkeiten. Denn auch dort müssen deutsche handels- und steuerrechtliche Rahmenbedingungen eingehalten werden. Ob ausländische Buchhalter Bewirtungsbelege wirklich richtig (im Sinne des deutschen Steuerrechts) verbuchen werden? Und die Bücher müssen immer noch in deutscher Sprache geführt werden.