Grundsätzlich sind Lieferungen in das EU-Ausland als innergemeinschaftliche Lieferungen steuerbefreit. Gleiches gilt für Exporte in Drittländer, die als Ausfuhrleistungen steuerbefreit sind. Diese Grundsätze sind einfach und logisch, weil nur der Endverbrauch mit deutscher Umsatzsteuer belastet werden soll.
Das Problem liegt aber in den Formalien. So müssen diverse buch- und belegmäßige Nachweise erbracht werden. In Betriebsprüfungen erleben dann Unternehmen, die im Außenhandel oder der Logistik tätig sind, häufig unangenehme Überraschungen. Stellt der Betriebsprüfer nämlich irgendwelche Verstöße und Versäumnisse bei den Nachweisen fest, verlangt das Finanzamt Umsatzsteuer auf die eigentlich steuerfreien Leistungen. Das kann zu erheblichen Steuernachzahlungen führen. Dabei sind Betriebsprüfer oft sehr kleinlich.
Einer zu kleinlichen Auslegung formaler Anforderung treten seit einiger Zeit sowohl der Europäische Gerichtshof (EuGH) wie auch der Bundesfinanzhof (BFH) entgegen. Zwar erkennen sie grundsätzlich an, dass die Einhaltung der Formalien Grundlage für eine Steuerbefreiung sind. Allerdings darf dies nicht dazu führen, dass schon kleinsten Ungenauigkeiten oder Versäumnisse zu einer Versagung der Steuerfreiheit führen dürfen, wenn sich aus allen anderen Unterlagen zweifelsfrei ergibt, dass die Waren und Güter in das Ausland gelangt sind. Dies gebietet schon der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit der eingesetzten Mittel.
In einem aktuellen Fall musste der BFH über folgenden Sachverhalt entscheiden: Einem deutschen Unternehmer wurde durch seinen Abnehmer ein gefälschter Ausfuhrnachweis vorgelegt. Das Finanzamt versagte daraufhin die Steuerbefreiung und erhob auf die Ausfuhrlieferung Umsatzsteuer. Der BFH trat dem entgegen:
Aus den im Steuerrecht allgemein geltenden Grundsätzen der Verhältnismäßigkeit und des Vertrauensschutzes ergibt sich, dass die Steuerfreiheit einer Ausfuhrlieferung nicht versagt werden darf, wenn der liefernde Unternehmer die Fälschung des Ausfuhrnachweises, den der Abnehmer ihm vorlegt, auch bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht hat erkennen können.
Grundsätzlich sollten Unternehmen, die Waren oder Güter ausführen, dennoch immer darauf achten, alle notwendigen Dokumente und Aufzeichnungen zu haben. Der Ärger in der nächsten Betriebsprüfung ist sonst vorprogrammiert.
Und natürlich müssen Unternehmen auch alle Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen beachten.