Das Thema der digitalen Prüfungen von Unterlagen durch die Finanzverwaltung (GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) wird Unternehmen in Zukunft sehr viel Kopfzerbrechen verursachen, wenn diese sich hierauf nicht vorbereiten. In der Folge veröffentlichen wir einen Kurzbeitrag von Harald Becker, ein IT-erfahrener Spezialist auf diesem Gebiet:
Durch die Änderung der Abgabenordnung (AO) in den §§ 146, 147, 200 wurde den Finanzbehörden erstmals ausdrücklich das Recht eingeräumt, im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen direkt auf die Unternehmens-IT und deren Datenbestände zuzugreifen. Die Neuregelung findet grundsätzlich seit dem 1.1.2002 (!) auf Betriebsprüfungen, Umsatzsteuer-Sonderprüfungen, Lohnsteuer-Außenprüfungen und Zollprüfungen Anwendung.
Die sog. Datenträgerüberlassung, auch Z3 genannt, stellt eine von drei Zugriffsmöglichkeiten dar. Diese Zugriffsart wird häufig von Außenprüfern angewendet. In der Praxis stelle ich eine zunehmende „Daten-Sammelwut“ im Rahmen von Außenprüfungen fest. Da wird dann gleich nach der vollständigen Buchhaltung auf einem Datenträger gefragt.
Ich halte solche Anfragen für unverhältnismäßig. Der Steuerpflichtige kann ein Vorgehen erwarten, welches dem Unternehmen angepasst ist. Wie heißt es u.a. in der BpO: “Bei der Anordnung und Durchführung von Prüfungsmaßnahmen sind im Rahmen der Ermessensausübung die Grundsätze der Verhältnismäßigkeit der Mittel und des geringstmöglichen Eingriffs zu beachten” und „die Außenprüfung ist auf das Wesentliche abzustellen”.
Die Frage nach der Finanzbuchhaltung geht m.E. weit darüber hinaus. Auch wenn der Prüfer eine Auflistung von 200 Prüfschritten inkl. benötigter Felder für die Prüfung mittels AIS TaxAudit vorlegen sollte, geht das zu weit. Ich gebe zu, dass bei kleineren Unternehmen eine gezielte Daten-Aufbereitung manchmal nicht möglich ist (z.B. fehlendes Know-how, Software-Probleme). In diesen Fällen ist dann die vom Software-Hersteller vorgesehene (umfassende) Archiv-CD das letzte Mittel.
Unternehmen sollten bei Überlassung von Daten sensibler sein und sich mit externer Unterstützung (z.B. durch Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, IT-Berater) rechtzeitig vorbereiten.
Autor: Harald Becker System-Beratung, Hattersheim
3 Kommentare
Das bestätigt meine Erfahrung mit diesem Thema.
So berechtigt der Anspruch der Finanzverwaltung ist, effizient zu arbeiten, schießt sie doch mit ihren - teilweise unglaublichen - Forderungen über das Ziel hinaus. Ein Mitarbeiter des Hessischen Finanzministeriums hat mir gegenüber die Finanzverwaltung mit ihrer Gier nach Informationen als “unverschämt” bezeichnet.
Wenn solche selbstkritische Betrachtungsweise zu den Mandanten durchsschlagen würde, wäre das hilfreich. Vielleicht kann sich ein Leser dieses Blogs diese Selbstkritik zu Nutze machen!
Mich bewegt inzwischen seit Monaten zunehmend ein Gedanke:
In welche Richtung ist die Mauer eigentlich gefallen?
Wir werden zunehmend von Ostpolitikern regiert. Unser System wird mehr und mehr dem Ostsystem angepasst. Wir haben Einheitsbeiträge bei den Krankenkassen, die Verstaatlichung von Banken und Industrie steht in der Diskussion, die Managergehälter werden vom Staat reglementiert, Ärzte werden ausgehungert, Polinkliniken werden gefördert (sie heißen jetzt MVZ) . . .
Klar dass die vollkommene Kontrolle der Bürger und vor allem der “asozialen Unternehmer” dazu gehört.
Hier kommt noch ein ergänzender Hinweis.
Die OFD-Verfügung geht davon aus, dass keine Sanktion bei der Nichtbeachtung der Verfügbarmachung elektronischer Daten vorliegt. Das ist zumindest ab dem Jahressteuergesetz 2009 anders zu sehen. Die Finanzverwaltung kann in solchen Fällen jetzt nämlich ein Verzögerungsgeld von € 2.500 bis € 250.000 erheben (§ 146 Abs. 2 lit. a und b AO). Wenn das keine Sanktion ist.
Außerdem konnte die Finanzverwaltung neben der Schätzung auch bisher schon Zwangsmittel androhen.
Ich denke, dass man durchaus Rückstellungen bilden kann. Das gilt zumindest dann, wenn eine Steuerveranlagung unter Vorbehalt der Nachprüfung ergeht. Spätestens ab diesem Zeitpunkt ist das Unternehmen durch Sanktionsmaßnahmen der Finanzverwaltung bedroht.